Czas to pieniądz. Każdy o tym wie. Dotyczy to wszystkich podejmowanych w naszym życiu działań, w tym również prowadzenia biznesu. Na dobrą sprawę liczy się każda minuta. Zarządzanie czasem i planowanie zadań pozwala na zwiększanie efektywności każdej wykonywanej czynności.
Wypracowanie określonych nawyków będących pomocnych w skupieniu się na najważniejszych rzeczach i sprawach jest kluczem do zwiększenia produktywności w pracy. Od czego zacząć?
Planuj każdy dzień
Kilka minut wystarczy, by ustalić plan kolejnego dnia. Na swojej liście uwzględnij nie tylko poszczególne obowiązki, lecz również małe cele, które planujesz osiągnąć. Krótka analiza listy rzeczy do zrobienia w danym dniu pozwoli na wykorzystanie każdej godziny, którą przeznaczysz na pracę.
Grupuj zadania
Często jest tak, że przy okazji wykonywania jednej czynności, można zrobić kilka rzeczy na raz. Np. wyjście na pocztę można połączyć z innymi sprawami, które mamy do załatwienia w mieście. Staraj się działać tak, by nie marnować niepotrzebnie sił i czasu.
Określaj deadline
Przynajmniej przybliżony. Zdefiniuj, ile czasu poświęcisz na sprawdzanie poczty firmowej, ile na rozmowę z pracownikami, przerwę itd. Jeśli wyznaczasz sobie ramy czasowe, w pewnym sensie zaczynasz wywierać na siebie presję, a tym samym motywujesz się do szybszej i wydajniejszej pracy.
Zachowaj elastyczność
Nawet najbardziej misterny plan dnia może lec w gruzach, jeśli nie uwzględnisz w nim marginesu na tzw. nagłe sytuacje. Pojawienie się nieprzewidzianych wydarzeń nie powinno sprawić Ci kłopotu, pod warunkiem, że Twój harmonogram jest wystarczająco elastyczny. Co przez to rozumiem? Nie planuj wielu ważnych spraw do załatwienia na jeden dzień. W chwili, w której będziesz zmuszony do przeorganizowania kalendarza, może się okazać, że nawet jedna niewielka zmiana najprawdopodobniej doprowadzi do katastrofy. W momencie, gdy danego dnia masz do tylko jedno-dwa naprawdę istotne zadania do zrealizowania, modyfikacja wstępnego planu jest o wiele prostsza.
Są jednak takie dni…
… w trakcie których wszystko jest pilne i każda rzecz wymaga natychmiastowej reakcji i zaangażowania. Jak sobie wtedy poradzić? Zastosuj poniższe taktyki:
– Identyczny priorytet -> wykonaj najpierw to zadanie, które ma krótszy termin realizacji
– Ten sam termin – > pierwszeństwo ma to, co jest bardziej czasochłonne
– Identyczny priorytet i termin – > skup się na tym zadaniu, którego niewykonanie niesie za sobą poważniejsze konsekwencje
Jeśli coś jest pilne i ważne, to wymaga natychmiastowej reakcji. Nadawanie rangi poszczególnym czynnościom pomaga zapanować nad chaosem. Jeśli widzisz, że mimo szczerych chęci nie dasz rady ukończyć na czas jakiegoś zadania, postaraj się odroczyć termin. Dzięki temu zyskasz czas i wewnętrzny spokój niezbędny do prawidłowego wykonania danej rzeczy.
Klarowny przekaz informacji
Jeśli pracujesz sam, możesz pominąć ten podpunkt. Sprawy mają się inaczej w momencie, gdy Twoje codzienne czynności wymagają komunikacji z innymi członkami zespołu. Jasne określanie tego, co chcemy przekazać pozwala na oszczędzenie zarówno naszego czasu, jak i innych osób. Po co ryzykować to, że ktoś źle zrozumie, co mieliśmy na myśli i w efekcie błędnie wykona swoją pracę? Po co wdawać się w dyskusje mające na celu wyjaśnianie poszczególnych aspektów? Krótkie, konkretne i precyzyjne komunikaty pozwolą na przekazanie informacji w kilka chwil.
Zarządzanie czasem – STOP jego złodziejom
Każdy element, który kradnie cenne minuty i osłabia Twoje wyniki jest złodziejem czasu. O ile niektóre z czynników mających negatywny wpływ na efektywność pracy można zupełnie wyeliminować, to istnieją również takie, które co najwyżej można zredukować.
Rozpraszacze, bo to o nich mowa można podzielić na dwie grupy: zewnętrzne i wewnętrzne.
Media społecznościowe, powiadomienia z aplikacji mobilnych, spam na poczcie mailowej – wszystkie te czynniki potrafią skutecznie nas zdekoncentrować. Tego typu zewnętrzne rozpraszacze są łatwe do opanowania poprzez eliminację.
Sprawy mają się inaczej w sytuacji, w której elementem dekoncentrującym są czynniki wewnętrzne, np. nieumiejętność planowania, brak motywacji, błędne określanie priorytetów, tendencja do odkładania zadań na później. Tu konieczna jest praca nad samym sobą, bo złe nawyki mogą doprowadzić do pojawienia się wielu poważnych problemów.
Świadomość, co jest pilne, co ważne, i umiejętność zaplanowania każdego dnia, pozwala na uniknięcie marnowania czasu. Pamiętaj, że pracowanie bez przerwy sprawia, że trudniej jest pozostać skupionym i zmotywowanym. Pozwól sobie na chwile wytchnienia między kolejnymi działaniami, aby oczyścić umysł i móc ponownie wkroczyć do akcji.
Czasem sprawy wymykają się spod kontroli i część zadań nie zostanie wykonana. Trzeba to zaakceptować i nie dać się zwariować. W przeciwnym wypadku czeka nas stres, uczucie porażki, demotywacja, niechęć do dalszego działania. A przecież nie tędy droga. Oczywiście mowa tu o sporadycznych sytuacjach.
Jeśli chcesz efektywnie zarządzać czasem, naucz się jasnego definiowania celów i zadań. Organizuj, planuj, postaw na jasną komunikację, unikaj rozpraszaczy i ciesz się zwiększoną produktywnością. Nadaj sens każdej minucie, którą poświęcasz na pracę.